3 raisons courantes pour lesquelles les rapports carbone rencontrent des difficultés lors de la vérification par un tiers

Un rapport carbone peut sembler complet en surface et tout de même soulever des questions lorsqu'un vérificateur demande d'où viennent les chiffres. La vérification par un tiers n'est pas une simple formalité. Elle consiste à évaluer si les informations communiquées sont étayées par des données, des méthodologies, des hypothèses et une documentation appropriées.

Pour les équipes qui préparent une empreinte carbone produit (Product Carbon Footprint, PCF) en vue d'un examen externe, identifier les faiblesses potentielles avant la vérification peut réduire le travail de reprise et rendre le processus plus efficace. Les problèmes courants peuvent provenir de lacunes dans les données à l'appui, de méthodologies ou d'hypothèses peu claires, et d'une documentation ou d'une traçabilité insuffisantes.

Voici trois raisons courantes pour lesquelles un rapport carbone peut rencontrer des problèmes lors d'une vérification par un tiers, pourquoi ces problèmes surviennent, et à quoi ressemble une approche mieux préparée à la vérification.

Le besoin de données carbone fiables et transparentes prend une importance croissante dans les relations commerciales. Certains clients demandent des informations sur les émissions au niveau du produit à leurs fournisseurs, tandis que les processus d'achat peuvent intégrer des critères environnementaux dans l'évaluation des fournisseurs. Les investisseurs et autres parties prenantes peuvent également s'attendre à ce que les entreprises fournissent des informations crédibles sur les émissions.

Dans ce contexte, un rapport incapable d'étayer correctement les chiffres qu'il présente peut entraîner des questions supplémentaires, des travaux correctifs ou des retards dans la finalisation de l'examen. Intégrer la traçabilité, la cohérence et la documentation à l'appui dès le début du processus de reporting peut aider à réduire ces problèmes.

La vérification par un tiers est une évaluation indépendante visant à déterminer si les informations sur les gaz à effet de serre communiquées sont étayées par des données, des calculs, des méthodologies et une documentation appropriés, et si elles répondent aux critères ou à la norme applicables. Pour une empreinte carbone produit (PCF), cela peut inclure l'évaluation de la cohérence de l'approche de quantification et de reporting avec les exigences applicables, telles que la norme ISO 14067.

Un vérificateur ne se contente pas de vérifier les chiffres finaux. Il peut examiner le cheminement derrière ces chiffres : d'où proviennent les données d'activité, quels facteurs d'émission ont été appliqués, si la méthodologie a été appliquée de manière cohérente, quelles hypothèses ont été formulées, et si la documentation disponible étaye les informations importantes communiquées. Les orientations du GHG Protocol mettent l'accent sur la transparence, la documentation, la qualité des données et une piste d'audit comme fondements essentiels de la vérification.

La vérification peut également consister à évaluer les informations communiquées par rapport à un seuil de matérialité, selon le programme de vérification et les exigences d'assurance applicables. Un écart significatif peut correspondre à une erreur ou à une omission qui affecte de manière importante les informations communiquées ou qui pourrait influencer les décisions de leurs utilisateurs. Le GHG Protocol ne prescrit pas de seuil de matérialité universel ; le seuil approprié dépend du programme de reporting et de ses objectifs.

Un rapport n'a pas nécessairement besoin que chaque donnée soit exempte d'erreur. L'important est de savoir s'il existe des écarts significatifs et si les informations communiquées répondent aux critères de vérification applicables. La traçabilité, la cohérence, la transparence et la documentation à l'appui comptent donc autant que le chiffre carbone final.

C'est précisément là que des rapports carbone apparemment complets peuvent révéler des faiblesses.

Les données d'activité constituent une donnée d'entrée clé des calculs d'émissions : quelle quantité de matière a été utilisée, quelle distance a été parcourue, quelle quantité d'énergie un procédé a consommée, etc. Lorsque ces données sont incomplètes ou collectées de manière incohérente, les calculs d'émissions qui en résultent peuvent également devenir moins fiables, ce qui complique la tâche du vérificateur pour établir si le résultat communiqué est correctement étayé. Les orientations du GHG Protocol considèrent l'exhaustivité, la fiabilité et la représentativité comme des aspects importants de la qualité des données.

Les données d'une PCF peuvent être assemblées à partir de sources multiples et couvrir des périodes différentes, ce qui peut créer des difficultés en matière de cohérence et de qualité des données. Une équipe produit extrait une nomenclature (Bill of Materials) d'un système. Un fournisseur envoie des chiffres partiels par courriel. La consommation d'énergie d'une ligne de production est estimée plutôt que mesurée. Au moment où tout cela est regroupé dans un seul rapport, certains matériaux peuvent être représentés par des chiffres précis fournis par les fournisseurs, tandis que d'autres sont représentés par des estimations, sans qu'il existe de trace claire des sources de données ou des hypothèses utilisées.

Un vérificateur examinant ce type de rapport peut avoir du mal à déterminer si une lacune de données a été délibérément exclue, omise par inadvertance, ou comblée à l'aide d'une hypothèse, si ce traitement n'est pas documenté. Ces situations peuvent nécessiter un traitement différent selon la méthodologie applicable, mais la base de ce traitement doit être documentée et justifiée. Les orientations du GHG Protocol insistent sur la nécessité de documenter les hypothèses, les méthodologies, les données d'activité, les facteurs d'émission, la qualité des données, ainsi que tout changement de données ou de méthodologie.

Prenons l'exemple d'une entreprise qui déclare l'empreinte d'un boîtier métallique. Le boîtier en aluminium s'appuie sur une déclaration récente d'un fournisseur incluant des données d'énergie mesurées. Les fixations en acier sont représentées par une estimation fondée sur le volume d'achats de l'année précédente, sans détail au niveau de l'unité. Le revêtement en poudre repose sur un chiffre non documenté, repris d'un projet antérieur. Chaque chiffre peut sembler raisonnable pris isolément, mais lorsqu'un vérificateur demande pourquoi trois matériaux d'un même produit s'appuient sur des sources de données et des méthodes différentes, l'entreprise doit être en mesure d'expliquer et de documenter ces différences. Sinon, le vérificateur peut demander des preuves ou des clarifications supplémentaires.

Le deuxième problème courant est l'utilisation de facteurs d'émission ou d'approches de calcul qui ne peuvent pas être clairement justifiés ou tracés jusqu'à une source appropriée. Cela peut inclure l'application d'un facteur d'émission sans en enregistrer la source ou la version, l'utilisation de différents types de facteurs d'émission pour des matériaux similaires sans en documenter la raison, ou le changement d'une méthode de calcul en cours d'évaluation sans documenter ce changement.

Un problème connexe concerne l'incohérence des frontières du système du produit. Selon la norme ISO 14067, une empreinte carbone produit peut être évaluée comme une CFP couvrant l'ensemble du système du produit ou comme une CFP partielle couvrant des étapes définies du cycle de vie. Le périmètre et les frontières retenus doivent être clairement définis et appliqués de manière cohérente tout au long de l'évaluation. Si différents composants sont calculés selon des couvertures de cycle de vie différentes et que ces différences ne sont pas correctement prises en compte ou documentées, il peut devenir difficile d'établir si le résultat combiné au niveau du produit est cohérent.

Cela ne signifie pas que chaque facteur d'émission doit provenir de la même base de données ou que chaque méthode de calcul doit être complexe. Différentes sources de données appropriées peuvent être utilisées dès lors que leur choix est justifié et documenté. Ce qui compte, c'est que les choix soient appropriés pour l'évaluation, traçables et cohérents avec la méthodologie définie.

Exemple concret : une équipe évaluant un équipement électronique pourrait utiliser des jeux de données ayant une couverture de cycle de vie différente pour différents composants. Chaque jeu de données peut être approprié pour son propre périmètre défini, mais leur combinaison en un seul chiffre au niveau du produit, sans traitement adéquat de leurs différentes couvertures de cycle de vie, peut créer un résultat incohérent. Un vérificateur peut alors demander des clarifications ou des preuves supplémentaires pour déterminer comment les différentes frontières ont été traitées.

Le troisième problème peut souvent être évité grâce à de meilleures pratiques de documentation : le calcul sous-jacent peut être raisonnable, mais la documentation nécessaire pour étayer le résultat communiqué est manquante, incomplète, ou dispersée dans des systèmes qui n'ont jamais été conçus pour être examinés ensemble.

La vérification exige généralement des preuves documentées suffisantes pour étayer les informations importantes communiquées. Cela peut inclure des factures, des déclarations de fournisseurs, des relevés de données d'activité, des références de facteurs d'émission, des feuilles de calcul et d'autres pièces justificatives. Lorsque ces preuves sont dispersées entre des tableurs déconnectés, des fils de courriels ou des fichiers individuels, la reconstitution de la piste justificative lors de la vérification peut représenter un travail d'examen supplémentaire considérable.

Cet écart peut être particulièrement problématique dans le reporting du Scope 3, qui dépend souvent d'informations fournies par des parties externes. Si les données des fournisseurs sont collectées de manière informelle par courriel ou via des soumissions ponctuelles de tableurs dans des formats variés, il peut n'exister aucune trace cohérente de la date de réception, des informations fournies, ou du fait qu'elles aient été vérifiées avant d'être utilisées dans le rapport final. Un chiffre peut être exact, mais si des preuves suffisantes ne peuvent pas être produites pour que le vérificateur puisse les évaluer, celui-ci peut se trouver dans l'incapacité d'obtenir des preuves suffisantes et appropriées pour étayer ce chiffre communiqué.

Prenons l'exemple d'un rapport où vingt fournisseurs ont chacun soumis leurs données d'émissions de manière différente : certains sous forme de déclarations PDF, d'autres sous forme de tableurs complétés, et d'autres encore sous forme de chiffres saisis dans des courriels. Des mois plus tard, lorsqu'un vérificateur demande des preuves à l'appui d'un chiffre précis, l'équipe peut devoir fouiller les boîtes de réception et les lecteurs partagés pour le retrouver, si tant est qu'il puisse être retrouvé. Le chiffre sous-jacent peut être exact, mais en l'absence de preuves suffisantes, le vérificateur peut demander une documentation ou des clarifications supplémentaires avant de se prononcer sur cette information.

Les trois problèmes évoqués ci-dessus peuvent souvent être liés à des difficultés dans la manière dont les données carbone sont collectées, calculées et documentées. Lorsque les informations sont réparties entre des tableurs, des courriels, des fichiers fournisseurs et des calculs manuels, il devient plus difficile de maintenir la cohérence et la traçabilité.

Carbalyze est conçu pour aider à intégrer les principales étapes du processus de calcul de la PCF dans un flux de travail plus structuré, depuis les données produit et la cartographie des facteurs d'émission jusqu'aux calculs carbone et au reporting.

Caly, l'assistant IA de Carbalyze, peut exploiter la nomenclature (Bill of Materials) d'une entreprise comme donnée d'entrée pour les calculs de PCF, en intégrant les informations au niveau des matériaux dans un flux de calcul structuré. Caly peut ensuite aider à associer les matériaux aux facteurs d'émission pertinents à partir des données de facteurs d'émission disponibles, y compris les informations spécifiques aux fournisseurs lorsqu'elles existent. Cela peut réduire une partie de l'effort manuel lié à l'organisation des données produit et à la sélection des facteurs pour chaque matériau.

Carbalyze prend également en charge la collecte de données auprès des fournisseurs pour les calculs du Scope 3, offrant aux équipes un moyen plus structuré de rassembler les informations fournisseurs au sein du flux de reporting carbone.

Le flux de travail relie les données produit, la cartographie des facteurs d'émission, les calculs carbone et le reporting, aidant les équipes à examiner comment le résultat communiqué a été élaboré. Cela peut faciliter la compréhension, par les équipes, de la manière dont le résultat carbone communiqué a été développé, et l'organisation des informations nécessaires à son examen.

Carbalyze aide les équipes à construire une base plus structurée pour la préparation de la PCF, en reliant les données produit, la cartographie des facteurs d'émission, les calculs et le reporting au sein d'un seul flux de travail. Cela peut faciliter l'examen des données et de la méthodologie derrière un résultat carbone, et la préparation des informations nécessaires à un examen externe.

Avec un flux de travail plus connecté, les équipes peuvent consacrer moins de temps à la gestion de données dispersées et de calculs manuels, et davantage de temps à l'examen de la qualité et de la cohérence de leurs résultats carbone.

Les trois problèmes évoqués dans cet article renvoient à un principe important : la vérification repose sur bien plus que le chiffre carbone final. Les données sous-jacentes, la méthodologie, les hypothèses et les preuves à l'appui doivent tous être suffisamment documentés et traçables pour que le résultat communiqué puisse être évalué.

La préparation à la vérification commence donc bien avant qu'un rapport n'arrive entre les mains d'un vérificateur. Elle passe par la collecte de données d'activité fiables, la documentation des choix de facteurs d'émission et de méthodologie, l'enregistrement des hypothèses, et l'organisation des informations à l'appui tout au long du processus de calcul. Traiter ces aspects en amont peut aider à réduire les demandes de clarification et le travail de reprise lors de l'examen.

Ces difficultés peuvent également se recouper. Des données produit incohérentes peuvent compliquer la documentation du choix des facteurs d'émission, tandis que des relevés fragmentés peuvent rendre plus difficile l'explication du mode de calcul d'une PCF finale. Un flux de travail structuré permet de relier ces étapes entre elles, au lieu d'obliger les équipes à reconstituer ultérieurement l'historique du calcul.

L'objectif est simple : rendre les données et les décisions à l'origine du chiffre carbone claires, traçables et plus faciles à examiner dès le départ.